Datenschutz

3.  Datenbearbeitung

Art und Quelle der Personendaten

Das SRK beider Appenzell bearbeitet personenbezogene Daten aus nachfolgenden Quellen:

• Daten, die Sie uns im Rahmen von bezogenen Produkten, Dienstleistungen, Zuwendungen, Spenden oder Freiwilligenarbeit selbst mitteilen.
• Daten, die uns mit Ihrer Einwilligung durch Dritte zur Ausführung von Aufträgen oder zur Erfüllung von Verträgen mitgeteilt werden, z.B. Gesundheits- und Versicherungsdaten oder Zahlungsangaben.
• Daten, die uns von Amtsstellen und Behörden gestützt auf deren Tätigkeit mitgeteilt werden, z.B. Personendaten von kantonalen Institutionen, sozialen Einrichtungen, Gerichten, Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden, Staatsanwaltschaften.
• Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen direkt oder über spezialisierte Dienstleister gewonnen haben, z.B. aus den Medien, über öffentliche Register wie das Handelsregister oder öffentliche Adressanbieter wie die Schweizerische Post oder die Swisscom.
• Daten, die wir von weiteren SRK-Organisationen erhalten.

Je nach Kontext, in welchem wir personenbezogene Daten bearbeiten, können darunter insbesondere Angaben sein, die Rückschlüsse erlauben auf Ihre Gesundheit, Massnahmen zur sozialen Hilfe, religiöse, weltanschauliche, politische Ansichten oder Tätigkeiten, oder Ihre ethnische Zugehörigkeit.

Zweck der Bearbeitung von Personendaten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt primär zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Rahmen der Erfüllung unserer statutarischen Aufgaben sowie unserer vertraglichen Verpflichtungen und solchen, die wir im Auftrag von staatlichen Organisationen übernommen haben. Der Zweck der Datenverarbeitung richtet sich in erster Linie nach der konkreten Dienstleistung, dem Produkt, das Sie bei uns beziehen, oder dem Auftrag, den wir für Sie ausführen.

Neben den in dieser Datenschutzerklärung nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitungen in Zusammenhang mit unseren Webseiten und sonstigen digitalen Kommunikationskanälen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen und weiteren Personen wie Gesuchstellenden, Klientinnen und Klienten, Spendenden, Freiwilligen, Partnerinnen und Partnern, Lieferantinnen und Lieferanten, Dienstleistenden, Gönnerinnen und Gönnern, oder Interessentinnen und Interessenten, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint. Dies betrifft insbesondere folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben, aufgrund Ihrer Einwilligung oder weil das SRK beider Appenzell aufgrund verschiedener gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben dazu verpflichtet ist:

• Auftragsabwicklung für die im SRK beider Appenzell angebotenen Dienstleistungen Rotkreuz-Fahrdienst, Rotkreuz-Notruf, Ergotherapie
• Entgegennahme und Bearbeitung von Gesuchen um Unterstützung, wie beispielsweise für finanzielle Zuwendungen
• Organisation und Durchführung von Aus- und Weiterbildungen
• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Durchführung von Umfragen
• Beschaffung und Abwicklung von Spenden und Zuwendungen
• Bewirtschaftung von Kreditoren und Debitoren (inkl. Verbuchung von Zahlungseingängen, Bezahlung von Rechnungen und Mahnwesen)
• Registrierung und Betreuung von Freiwilligen
• Kommunikation mit uns, z. B. mündlich, per Telefon/Videotelefonie (vgl. dazu auch unten), über E-Mail, Kontaktformulare oder über Kollaborationstools
• Marketing, z. B. über postalische Mailings, E-Mail-Newsletter
• Organisation und Durchführung von Wettbewerben oder Gewinnspielen
• Bestellung von Broschüren über unsere Tätigkeiten und Angebote oder von Produkten und Dienstleistungen über unsere Website
• Stellenbewerbungen bei uns
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Verhinderung von Straftaten
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Auswertung von Daten über Spendenverhalten, Leistungsbezüge und Leistungserbringung
• Aktualisierung von Adressdaten
• Organisationskommunikation
• Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen
• Administration unseres Verbands inklusive der Mitgliedschaften

Wir gehen in gewissen Fällen davon aus, dass Sie daran interessiert sind, von Zeit zu Zeit Informationen über unsere Tätigkeiten und Einsätze per E-Mail, als postalische Sendung oder über andere Kommunikationskanäle zu erhalten. Die elektronische oder postalische Information, die wir Ihnen zusenden, können Sie jederzeit abbestellen. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Im SRK beider Appenzell haben diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen benötigen. Zu diesen Personen gehören neben unseren Mitarbeitenden und unseren Freiwilligen auch von uns beigezogene Dienstleister. Diese haben sich zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes verpflichtet. Ihre personenbezogenen Daten werden deshalb nur aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, gestützt auf Ihre Einwilligung oder falls dies zur Ausführung Ihres Auftrags durch uns erforderlich ist an Empfänger ausserhalb des SRK beider Appenzell weitergegeben.

Dies sind unsere wichtigsten Empfängerkategorien:

• zur Durchführung Ihrer Aufträge beigezogene Dienstleister: Partnerorganisationen, Dienstleister, die wir mit der Durchführung von Aufträgen betrauen, z. B. Zulieferer, Lieferanten, IT-Provider, Firmen zur Produktion von Mailings, Anbieter von Produkten zur Verbesserung unserer Sammeltätigkeit, Dienstleister zur Abwicklung des Adressmanagements, Bankinstitute und Zahlungsdienstleister.
• weitere Rotkreuz-Organisationen, Behörden, Sozialversicherungen, Gesundheitsorganisationen, Spitäler, Sozialwerke, Stiftungen.
• Die Übermittlung von Personendaten an staatliche Institutionen oder Behörden kommt im SRK beider Appenzell sehr selten vor. Infrage kommen Gerichte, Staatsanwaltschaften, Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden, Steuerbehörden, Revisions- und Prüfgesellschaften.
• Im Rahmen der Verwendung unserer Webseite und bei sonstigen digitalen Angeboten können Ihre Daten an Drittparteien, wie beispielsweise Facebook, Google und Paypal übermittelt werden, welche Personendaten in eigener Verantwortung bearbeiten.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Das SRK beider Appenzell verwendet zur Begründung von Kundenbeziehungen oder zum Erbringen von Dienstleistungen an Sie persönlich grundsätzlich keine vollständig automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung. Sollten wir im Einzelfall dieses Verfahren einsetzen, so werden wir Sie darüber separat informieren. Das SRK beider Appenzell verarbeitet Ihre Daten teilweise automatisiert, um bestimmte individuelle Aspekte zu bewerten. Diese Analyse erfolgen anonymisiert und dient der zielgerichteten Kommunikation und Spendenaktivitäten sowie der Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen von Dienstleistungen, die wir für Sie erbringen, z. B. bei Entlastungsdienstleistungen oder Ergotherapie, müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Beziehung zu Ihnen und zur Ausführung und Erfüllung unserer übernommenen Verpflichtungen Ihnen gegenüber erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir unter Umständen die Ausführung eines Auftrags oder den Abschluss eines Vertrags ablehnen müssen.

Öffentlichen Fundraising-Aktionen

Wir sind auf Ihre Spenden angewiesen, damit wir weiterhin für die Menschen da sein können, die es am nötigsten haben. Wenn Sie keine postalischen Sendungen oder sonstige Informationen im Rahmen von Fundraising-Aktionen von uns erhalten möchten, so können Sie diese Sendungen schriftlich oder per E-Mail einfach abbestellen.

Aufbewahrung von Personendaten

Wir bearbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für vertragliche Dokumente betragen in der Regel 10 Jahre nach Abschluss unseres Auftrags bzw. Beendigung der Geschäftsbeziehung. Sind Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr erforderlich oder ist unsere Dienstleistung beendet, werden Ihre Daten – sofern technisch möglich – regelmässig gelöscht, ausser die Weiterverarbeitung der Daten ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung von gesetzlichen und regulatorischen Buchführungs- und Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht
• Erhaltung von Beweismitteln während der Verjährungsfristen (z. B. bei Gesundheitsdaten oder im Fall von Rechtsstreitigkeiten)
• Aufbewahrung von Unterlagen im Falle aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Inaktivierung anstatt Löschung von Daten, beispielsweise Spenderdaten in unseren Datenbanken, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht über andere Kanäle erneut Aufnahme in unsere Datenbank finden

Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch löschen wir unter den gegebenen Voraussetzungen Ihre persönlichen Daten unwiderruflich. Löschen wir Ihre Daten jedoch auch aus unserer Spenderinnen- und Gönnerdatei, können wir nicht garantieren, dass diese nicht erneut über externe Adressfirmen Eingang in unsere Spendendatenbank finden.

Audio- und Videokonferenzen

Wir verwenden Dienste für Audio- und Videokonferenzen, um mit unseren Kundinnen und Kunden sowie sonstigen Personen kommunizieren zu können. Wir können damit insbesondere Audio- und Videokonferenzen, virtuelle Besprechungen sowie Schulungen wie Webinare durchführen.

Wir verwenden nur Dienste, bei denen ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist. Es gelten ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung jeweils auch allfällige Bedingungen der verwendeten Dienste wie Nutzungsbedingungen oder Datenschutzerklärungen. Wir verwenden mehrheitlich Microsoft Teams, einen Dienst der Microsoft Operations Ireland Limited. Weitere Angaben über Art, Umfang und Zweck der Datenbearbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung und den Nutzungsbestimmungen von Microsoft. Wir verwenden weiter auch andere Dienste für Audio- und Videokonferenzen wie Zoom, einen Dienst der amerikanischen Zoom Video Communications Inc. Weitere Angaben über Art, Umfang und Zweck der Datenbearbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung sowie auf der Seite Rechtliche Bestimmungen und Datenschutz von Zoom. 

Die Leiter:innen der Webinare sind erfahrene Anwender:innen der jeweiligen Lösungen. Eine Teilnahme an diesen Veranstaltungen geschieht auf eigenes Risiko. Das SRK beider Appenzell lehnt jegliche Haftung in diesem Zusammenhang (z. B. Datenschutzverletzungen) ab.